インボイスの確認は義務？確認のタイミングと頻度の決め方

受け取った請求書の登録番号を、公表サイトで確認する方法や頻度は、法令で具体的に決められているわけではありません。 ただし、登録のない事業者からの請求書では、仕入税額控除の扱いが変わります。確認しないまま処理すると、あとで修正が必要になるリスクがあります。

この記事では、確認のタイミングと頻度をどう決めればよいかを、実務の目線で説明します。確認作業を自動にする方法はインボイスAPIの比較にまとめています。

確認しないとどうなるか

仕入税額控除を受けるには、原則として適格請求書発行事業者から交付された適格請求書を保存する必要があります。次のような請求書で控除を受けていると、税務調査などで指摘される可能性があります。

• 登録番号が存在しない、または別の事業者の番号
• 取引日の時点で、登録がまだない、またはすでに失効・取消されている

免税事業者などからの仕入れについては、経過措置で一定の割合の控除が認められる期間がありますが、割合は段階的に下がっていきます。最新の扱いは国税庁の案内で確認してください。

確認する3つのタイミング

取引を始めるとき

取引先を登録するときに、登録番号を受け取り、公表サイトで名称と一緒に確認します。取引先マスタに番号と確認日を残しておきます。

請求書を受け取ったとき

請求書に書かれた番号が、取引先マスタの番号と一致しているかを確かめます。番号が変わっていたり、初めて見る番号だったりしたら、改めて公表サイトで確認します。

定期的に

取引中の相手が登録をやめたり、取り消されたりすることがあります。取引先から知らせてもらえるとは限らないので、定期的に確かめます。失効・取消については登録番号が失効したときの対応で解説しています。

頻度の決め方

頻度に正解はありませんが、次のように決めている会社が多いです。

• 取引先が少ない: 取引開始時と、年に数回
• 毎月取引がある取引先が多い: 月1回、請求書の締めの前に一括で確認
• 請求書の数が多い: 請求書を受け取るたびにシステムで自動確認

大事なのは、決めた頻度を続けられることです。手作業で毎月数百件を確認するのは続きません。件数が多いなら、自動にする方法を考えましょう。

確認の記録を残す

確認した日、番号、結果を記録しておくと、あとで説明が必要になったときに役立ちます。

• 取引先マスタに「最終確認日」と「確認結果」を持たせる
• 失効日や取消日が分かったら、消さずに記録する
• 必要に応じて、公表サイトの検索結果を保存する

Excelで管理する方法はインボイス登録番号をExcelで管理する方法で紹介しています。

確認作業を楽にする方法

自動で確認する仕組みは取引先のインボイスを自動で確認する方法で、APIの選び方はインボイスAPIの比較で解説しています。

まとめ

インボイスの確認の方法や頻度は法令で細かく決められていませんが、確認しないと仕入税額控除で修正が必要になるリスクがあります。取引開始時、請求書の受領時、定期的、の3つのタイミングで、続けられる頻度を決め、記録を残しておきましょう。件数が多い場合は、自動で確認する仕組みを使うと負担が大きく減ります。