インボイス登録番号をExcelで管理する方法｜確認作業の効率化

取引先のインボイス登録番号は、Excelで「取引先ごとの番号・確認日・結果」を一覧にしておくと、確認の漏れを防げます。 形式の間違いは関数で見つけられ、登録の有無は公表サイトやダウンロードデータで確かめます。

この記事では、管理表の作り方と、Excelで効率よく確認する方法を説明します。件数が多く手作業が限界の方は、インボイスAPIの比較もあわせて読んでください。

管理表の列の例

登録番号の列は、入力する前に書式を「文字列」にしてください。数値のままだと先頭の0が消えたり、指数表記になったりします。

関数で形式の間違いを見つける

まず、Tと13桁の数字になっているかを確かめます。

=IF(AND(LEN(C2)=14, LEFT(C2,1)="T", ISNUMBER(--MID(C2,2,13))), "OK", "形式エラー")

全角の「Ｔ」や数字が混ざっている場合は、先に ASC 関数で半角にそろえます。

=ASC(TRIM(C2))

法人の登録番号は「T＋法人番号」なので、法人番号のチェックデジットの計算で打ち間違いも見つけられます。計算式は法人番号のチェックデジットの計算方法で紹介しています。

登録の有無を確かめる方法

形式が正しくても、登録されているかは別です。Excelと組み合わせる方法は3つあります。

公表サイトで確かめて結果を入れる

10件ずつ公表サイトの「まとめて検索」で確認し、登録年月日や取消・失効年月日をExcelに入れます。件数が少なければこれで十分です。

ダウンロードデータと突き合わせる

公表サイトでは、登録事業者の全件データ（前月末時点）をCSVでダウンロードできます。ただし全件データは数百万件あり、Excelの行数の上限（約100万行）を超えるので、そのままでは開けません。Power Queryで読み込み、手元の登録番号で絞り込んでから突き合わせます（公表情報をダウンロードする方法）。

APIで取得してExcelに書き込む

Power QueryやVBAからインボイスのAPIを呼び、結果を書き込む方法もあります。国税庁のインボイスWeb-APIを使うには、審査のあるアプリケーションIDが必要です（インボイスWeb-APIの使い方）。

確認記録を残すコツ

• 最終確認日を必ず入れる: いつ確認したかが分からないと、あとで説明できません
• 取消・失効年月日を消さない: 過去の取引の判断に使います
• 確認した画面を残す: 必要に応じて、公表サイトの検索結果を印刷やPDFで保存しておきます

確認の頻度の考え方はインボイスの確認義務と頻度で解説しています。

Excel管理の限界

Excelでの管理は手軽ですが、取引先が増えると次の問題が出てきます。

• 毎月の確認が10件ずつの手作業になり、時間がかかる
• 取引先が登録を取りやめたり、取り消されたりしても、次に確認するまで気づけない
• 担当者が変わると、管理表の更新が止まりやすい

毎月の確認が数百件を超えたり、請求書の受け取りと同時に確認したかったりする場合は、システムで自動的に確認する方法を考える時期です。取引先のインボイスを自動で確認する方法とインボイスAPIの比較を参考にしてください。

まとめ

インボイス登録番号のExcel管理は、番号・確認日・結果を一覧にし、関数で形式の間違いを見つけるところから始めます。登録の有無は公表サイトやダウンロードデータで確かめ、確認の記録を残しておきましょう。件数が増えて手作業が限界になったら、APIでの自動化を検討してください。