取引先のインボイスを自動で確認する方法｜仕組みの作り方

取引先のインボイス確認を自動にする方法は、大きく3つあります。

1. 会計ソフトや請求書受領サービスの機能を使う（いま使っている製品で済むなら一番手軽）
2. 国税庁のインボイスWeb-APIで自社の仕組みを作る（無料、ただし開発と申請が必要）
3. 民間のAPIで自社の仕組みを作る（申請なしで始められ、通知などの機能がある）

この記事では、それぞれの特徴と、取引先マスタと連携した自動確認の作り方を説明します。APIの比較はインボイスAPIの比較にまとめています。

方法1：会計ソフトや請求書受領サービスの機能

freeeやマネーフォワードなどの会計・請求書受領サービスには、取引先の登録番号を国税庁のデータで確認する機能があります。

• 良いところ: 追加の開発がいらない。いつもの画面で確認できる。
• 気をつけるところ: その製品の中の取引先だけが対象です。自社の別のシステム（販売管理や購買システムなど）の取引先マスタとは連携できないことがあります。

方法2：国税庁のインボイスWeb-APIで作る

国税庁のインボイスWeb-APIを使うと、自社のシステムから登録番号を確認できます。登録番号の指定、期間を指定した差分の取得、日付を指定した確認の3つの機能があります。

• 良いところ: 無料。取引日時点の確認もできる。
• 気をつけるところ: アプリケーションIDの発行には審査があり、利用方法の資料の提出が必要です。1回10件まで、差分は最大50日などの制限に合わせた実装が必要です。

使い方はインボイスWeb-APIの使い方、申請はインボイスWeb-APIの申請方法で解説しています。

方法3：民間のAPIで作る

民間のAPIには、申請なしで使えて、法人番号の企業情報も一緒に返すものや、登録の取消・失効を通知してくれるものがあります。

• 良いところ: その日から開発できる。失効の検知などを自分で作らずに済む。
• 気をつけるところ: 件数に応じて料金がかかることがあります。

自動確認の仕組みの作り方

どの方法でも、仕組みの形は似ています。

1. 取引先マスタに番号を持たせる

取引先マスタの整え方は取引先マスタの管理方法で解説しています。

2. 3つのタイミングで確認する

• 取引先の登録時: 番号を入力したら、その場でAPIで確認する
• 請求書の受領時: 請求書の番号と取引日でAPIを呼び、取引日時点で有効だったかを確認する
• 定期的に: 毎日または毎月、取引中の取引先をまとめて確認する

3. 結果を人に知らせる

無効や失効が見つかったら、経理担当にメールやチャットで知らせます。自動で支払いを止めるより、まず人が確認する流れにしておくと安全です。

失効をすぐに知るには

定期的な一括確認は、確認するまで失効に気づけません。すぐに知りたい場合は、次の方法があります。

• 差分の取り込み: 国税庁のインボイスWeb-APIの期間指定の取得や、公表サイトの日別の差分データで、取消・失効の情報を毎日取り込む
• 変更の通知: 監視したい番号を登録しておくと、変化があったときにWebhookで知らせてくれるAPIを使う

失効の扱いは登録番号が失効したときの対応で解説しています。

どの方法を選ぶか

方法2と3の違いはインボイスAPIの比較で詳しく比べています。

まとめ

取引先のインボイス確認を自動にするには、会計ソフトの機能、国税庁のWeb-API、民間のAPIの3つの方法があります。どの方法でも、取引先マスタに番号と状態を持たせ、登録時・請求書受領時・定期的の3つのタイミングで確認し、結果を人に知らせる仕組みにすると、確認の漏れを防げます。